6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verisi işlenen bireylere (ilgili kişi) veri sorumlusuna başvurarak bilgi talep etme ve işlemlere itiraz etme hakkı tanır. Bu yazıda, KVKK başvuru sürecinin nasıl işlediğini, hangi hakların kullanılabileceğini ve veri sorumlularının bu başvuruları nasıl yönetmesi gerektiğini ele alıyoruz.
KVKK Kapsamında İlgili Kişi Hakları
KVKK'nın 11. maddesi, ilgili kişilere şu hakları tanır:
- Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK Madde 7 kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhine bir sonuç çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme
Başvuru Nasıl Yapılır?
İlgili kişi, veri sorumlusuna başvurusunu yazılı olarak yapabilir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen başvuru yöntemleri şunlardır:
- Yazılı başvuru: Islak imzalı dilekçe ile veri sorumlusunun adresine bizzat veya noter aracılığıyla
- Kayıtlı elektronik posta (KEP): Güvenli elektronik imza ile KEP adresi üzerinden
- Veri sorumlusunun sistemi: Veri sorumlusu tarafından oluşturulmuş başvuru formu veya portal üzerinden
Başvuruda; ad, soyad, T.C. kimlik numarası (yabancılar için pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa e-posta adresi, telefon numarası ve talep konusu belirtilmelidir.
30 Gün Yanıtlama Süresi
Veri sorumlusu, başvuruyu en geç 30 gün içinde sonuçlandırmak zorundadır. Yanıt yazılı veya elektronik ortamda verilir. Talep kabul edilirse gerekli işlem yapılır. Reddedilirse gerekçesi ilgili kişiye bildirilir.
Yanıtın yetersiz bulunması, başvurunun reddedilmesi veya 30 gün içinde cevap verilmemesi halinde, ilgili kişi Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunabilir. Kurul'a şikayet, veri sorumlusuna başvuru tarihinden itibaren 30 gün içinde cevap alınamaması veya cevabın yetersiz bulunması halinde, cevap tarihinden itibaren 30 gün içinde yapılabilir.
Veri Sorumluları Başvuruları Nasıl Yönetmeli?
Artan başvuru sayısı ve 30 günlük yasal süre göz önüne alındığında, başvuru süreçlerinin merkezi ve izlenebilir bir şekilde yönetilmesi kritik önem taşır. Manuel yöntemlerle (e-posta, Excel) yürütülen süreçlerde başvuruların kaybolması, süre aşımı veya eksik yanıt riski yüksektir.
KVKK yazılımı ile başvuru kayıtları merkezi olarak tutulur, süre takibi otomatik yapılır ve tüm işlemler loglanır. Böylece hem yasal sürelere uyum sağlanır hem de süreç görünürlüğü artar.
Egebilgi olarak geliştirdiğimiz KVK-M KVKK Uyum Yazılımı ile başvuru yönetimi dahil tüm KVKK süreçlerini tek platform üzerinden yönetmenizi sağlıyoruz. KVKK süreç yönetimi sayfamızda detaylı bilgi bulabilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- Başvuruya 30 gün içinde yanıt vermemek
- Yanıtı sözlü vermek (yazılı/elektronik olmalı)
- Başvuru sahibinin kimliğini doğrulamamak
- Gerekçesiz ret cevabı vermek
- Düzeltme/silme işlemini üçüncü kişilere bildirmemek
Bu hataların her biri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından idari yaptırım sebebi olabilir. Güncel KVKK ceza tutarları için →